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Al parecer muchas empresas transportistas están confundidas cuando gestionan la cobranza de sus cuentas por cobrar y dividen su cartera en sólo dos etapas de cobranza, la administrativa y la judicial, dejando a un lado la cobranza preventiva y extrajudicial.
Repasemos brevemente las fases:
Cobranza preventiva
Recordemos que la cobranza preventiva tiene como finalidad monitorear las facturas desde su emisión para generar mejores hábitos de pago con los clientes y minimizar la morosidad. Se ejecuta con envío de recordatorios de pago y llamadas de cobranza.
Cobranza administrativa
Es la etapa de mora inicial, que va entre 1 y 30 días de atraso. Este tipo de cobranza es gestionado internamente por el departamento de cobranzas.
Cobranza extrajudicial
Esta es la etapa en la cual el transportista realiza cobros y envía notificaciones a los clientes que tienen atrasos en el pago. Esta etapa entra después de 31 días y hasta 120 días de vencimiento. Puede apoyarse de agencias de cobranza externas.
Cobranza judicial
En esta etapa se presenta la demanda interpuesta por el transportista en contra del deudor. Lo ideal es no llegar a este punto ya que genera pérdidas de tiempo y muchos gastos.
Las empresas de transporte de carga regularmente no se percatan de los beneficios que pueden generarles el gestionar su cobranza considerando las fases antes mencionadas. ¿Por qué digo esto? Muy sencillo, si estuvieran conscientes de los beneficios sería un grave error el no considerarlas en las gestiones de la cobranza.
Me he percatado que muchas empresas gestionan de la misma manera y con el mismo personal su cobranza hasta que es muy vencida y es después de muchos meses o más de un año cuando se acercan a un abogado para una asesoría o para presentar una demanda judicial. Pasando de alto la cobranza preventiva y la extrajudicial.
Durante la cobranza extrajudicial existe la alternativa de contratar a una firma o agencia de cobranza para que recuperen las cuentas vencidas con un costo contingente (sólo pagando como honorarios un porcentaje de lo recuperado y si no hay recuperación no se generan honorarios) y entonces contratar a un abogado sólo para aquellas cuentas no fueron recuperadas por la vía extrajudicial.
Le recomiendo que revise los vencimientos de cartera y sus procesos para que identifique si está considerando todas las fases en gestiones de cobranza.
El respetar cada fase aumenta los porcentajes de recuperación de su cartera y acelera el flujo de efectivo en su empresa. En México es muy común que cada fase sea sujeta a interpretación muy subjetiva por parte del dueño o directivos o una improvisación del equipo dependiendo de muchos factores y de cada cliente.
Es de suma importancia que cada fase sea respetada para que sea eficiente cada una de ellas. No por nada, las empresas transportistas líderes del mercado americano son aquellas que tienen identificadas cada fase dentro de sus políticas de cobranza y respetan los tiempos de cada una, dejando a un lado las interpretaciones subjetivas.
Hasta la siguiente.
El autor es colaborador de T21 desde el 2006 y es socio director de AFS International – Agencia de cobranza líder en la industria del Transporte de Carga en México y Estados Unidos. (https://cobranzadeltransporte.com/ y https://freightcollections.com)
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