Automatización de procesos, factor clave para la rentabilidad

Con el simple pasar de los años en general, pero en particular por los cambios tecnológicos derivados por la pandemia que vivimos, el entorno de negocios en los principales sectores de la economía se ha vuelto cada vez más competitivo y demandante, y el área logística no es la excepción.

La mayoría de las empresas buscan reducir costos y ampliar su base de clientes para ser más rentables y resilientes, a la vez de cuidar la calidad de sus productos y servicios, así como la satisfacción de sus clientes.

Para acercarse más rápidamente a estos objetivos, las compañías están buscando ser cada vez más tecnológicas y están poniendo más atención en un área que ha tenido mucho crecimiento en tiempos recientes, la “Automatización de Procesos”, misma que se define como la aplicación de tecnología para realizar una diversidad de tareas o protocolos frecuentes ahorrando y optimizando tiempo, esfuerzo y reduciendo errores manuales. La adopción de esta tendencia de trabajo se puede llegar a convertir en una pieza clave para iniciar o acelerar la “Transformación Digital” de una empresa.

Son diversos factores importantes los que se deben tener en cuenta para maximizar las posibilidades de éxito en la automatización de procesos, comenzando por la convicción y directriz clara de los tomadores de decisiones de la empresa y la definición de una estrategia alineada con los principales objetivos del negocio, para que de esta forma se pueda diseñar un camino eficiente  que permita priorizar procesos, seleccionar la tecnología adecuada, especialistas en la materia, definir los resultados esperados, así como las métricas a utilizar para medirlos, para que de esta forma se inicie el proceso de la implementación operativa, digitalizando y automatizando procesos en el orden más conveniente para la organización.

Al evaluar las prioridades, se debe analizar de forma crítica cada proceso que se pretenda automatizar para asegurarse que tenga las condiciones necesarias para ser automatizado, no todos pueden serlo. Por ejemplo, si se tiene que tomar una decisión por un grupo de personas o los resultados son muy variantes y los pasos del proceso no siguen una secuencia predefinida, éste puede ser poco susceptible de ser automatizado.

Para ubicar fácilmente aquellos que sí lo son, tiene que tratarse de actividades documentadas o documentables, “diagramables”, donde existan ciertos detonadores específicos dentro del proceso, tareas realizadas de forma manual, que sean repetitivas y que consuman mucho tiempo (más de una hora al día), tomar en cuenta que los datos a procesar puedan ser digitalizados y estructurados, de lo contrario, hay que incluir actividades previas de digitalización y estructuración de la información para alimentar el proceso.

Pasos para la Automatización de Procesos:

- Mapeo de la organización: Analizar los procesos actuales de la empresa para poder tener una perspectiva adecuada y sistemática de la operación, identificando tareas problemáticas y aquellas que no agregan valor en la organización.

- Evaluación del proceso elegido y priorización según el potencial que otorga: Identificar el impacto esperado para los procesos clave de la empresa, y estimar el impacto derivado de la automatización, priorizar y seleccionar los procesos adecuados a automatizar.

- Establecer un equipo para la implementación: Definir un equipo que participe durante el proceso de automatización y en la implementación por etapas, realizando un análisis y optimización permanente entre los procesos existentes y realizando pruebas para la corrección de errores.

- Tener un entrenamiento adecuado: Capacitar a todos los participantes en cada una de las etapas del proceso.

- Correcta supervisión: Ajustar, calibrar y monitorear la correcta implementación y evaluar los resultados mediante indicadores y métricas.

Conforme las empresas van incursionando en la automatización de procesos y comprobando sus beneficios, en camino a acelerar su Transformación Digital, se recomienda establecer un “Centro de Excelencia” (CoE) con el talento adecuado, por medio del nombramiento de un comité interno que se encargue de establecer las prioridades y asignación de tareas a elaborar, asegurando de esta forma la participación de las diferentes áreas de la compañía (IT, Marketing, Comercial, Ventas, Producción, Operaciones, etc.). Este equipo multidisciplinario tendrá diversos roles y funciones a realizar, y puede establecerse con una combinación de recursos propios (de arriba hacia abajo) y de terceros especialistas en la materia (de abajo hacia arriba).

Los roles que se recomienda cubrir son:

  • Sponsor RPA (Robotic Process Automation): Supervisará la estrategia en temas de robótica y se asegurará de que el Centro de Excelencia (CoE) se establezca como una prioridad para toda la empresa.
  • Líder del Centro de Excelencia (CoE): Es el líder que será responsable de las actividades del Centro de Excelencia y de los reportes de desempeño.
  • Gerente de Proyecto RPA: Asegurará que el proyecto se lleve a cabo con éxito, siguiendo el lineamiento de tiempos, el presupuesto y los estándares de calidad.
  • Promotores RPA: Liderarán los procesos de adopción RPA en toda la empresa.
  • Analistas de Negocio: Expertos en la materia que harán el mapeo y levantamiento de los procesos susceptibles de automatizarse. Son responsables de identificar oportunidades, proporcionar un análisis detallado de los beneficios potenciales y de los recursos necesarios.
  • Arquitecto de Soluciones: Es responsable del diseño detallado de los requerimientos tecnológicos del proyecto y supervisará la infraestructura de RPA de principio a fin.
  • Desarrolladores: Son responsables del diseño técnico, desarrollo y pruebas de los flujos de trabajo dentro de la automatización del Centro de Excelencia (CoE). También ofrecerán soporte durante la implementación RPA en toda la compañía.
  • Ingenieros de Infraestructura: Ofrecerán soporte de infraestructura para la instalación de los servicios.
  • Supervisor y Controlador: Responsable de monitorear, programar y brindar soporte en la implementación del Centro de Excelencia (CoE), asegurándose de que todas las actividades se lleven a cabo tal y como están programadas.
  • Servicio y Soporte: Son la primera línea de asistencia en caso de que surjan problemas técnicos durante la implementación del Centro de Excelencia (CoE).

Como parte de los esfuerzos de automatización, es importante llevar a cabo una adecuada medición cuantitativa y cualitativa respecto a los resultados generados. Desde el punto de vista cuantitativo, hay que tomar en cuenta: el costo del personal, el tiempo de procesamiento, errores que se puedan tener y la velocidad de la implementación. Y en lo cualitativo se debe considerar: aumentar la satisfacción del cliente, mayor trabajo en equipo por parte del personal, alta capacidad de atención en picos de operación y la continuidad del negocio.

Para potencializar los resultados que la automatización puede generar, es recomendable utilizar aplicaciones en la nube que permiten un despliegue seguro, inmediato, flexible y escalable, a la vez de utilizar tecnologías periféricas como la digitalización y extracción de información usando Inteligencia Artificial (AI).

De esta forma se puede contar con un suministro de datos al proceso de forma eficiente, así como capas de análisis y explotación de información mediante tecnologías de Business Intelligence (BI), que permitan generar conclusiones a partir de la información procesada, detectando patrones anómalos que pudieran representar áreas de oportunidad en la operación.

Aquellas organizaciones que tienen definida e interiorizada la importancia del rol que juega su información hacia la automatización de sus procesos, son aquellas que tienen las mejores perspectivas de desarrollo y continuidad en sus operaciones.

Guillermo Oropeza es cofundador y director de innovación y desarrollo de negocios de DocSolutions, empresa de servicios para la automatización de procesos de validación y gestión de la información. Cursó la carrera de Ingeniería Mecánica en MIT (Massachusetts Institute of Technology), cuenta con una maestría por el mismo MIT en Ciencias de la Ingeniería Mecánica; ha colaborado para empresas en el extranjero como Visteon en Indianápolis, Estados Unidos, y en México fue parte de Boston Consulting Group.

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