8 oportunidades de reducción de costes y análisis de valor en operaciones logísticas

En mi experiencia como consultor de cadena suministro, las organizaciones que se enfocan de forma constante en programas de mejora de valor o de reducción de costes, consiguen año tras año enormes ahorros que van directamente a la mejora del beneficio de la cuenta de resultados. También he comprobado en la mayoría de las organizaciones que, para aumentar el beneficio de forma rápida, es preferible reducir los costes de la cadena - sin afectar a la funcionalidad o el servicio - que incrementar las ventas.

Para lograr esos ahorros debemos saber dónde buscar. A continuación, les muestro 8 oportunidades de la cadena de suministro extendida, aplicables a todos los sectores económicos y tamaño de empresas, con operaciones logística. Para ello, aparte de tener un enfoque permanente hacia la reducción de costes y el análisis de valor, debemos conocer el alcance y la variabilidad de nuestra cadena de suministro, para que todos los actores involucrados conozcamos cuál es el “coste de servir” en los distintos clientes y canales de distribución que nuestra compañía comercializa. Veamos por dónde debemos buscar esos tesoros:

1. Comprobar el Servicio de Clientes - “Dar a los clientes lo que realmente quieren, no lo que pensamos que quieren”

Decimos los expertos que, un mismo zapato no se ajusta a todos los pies, es decir, podemos y debemos tener distintas cadenas de suministro para distintos clientes o canales. Los requerimientos de los clientes deben ajustar la estrategia y la estructura de la cadena y seguir el principio de marketing de dar a los clientes solo lo que necesitan para evitar costes innecesarios o servicios que no añaden valor para ellos. Por ejemplo, hacer todo el “delivery” en 24 horas, incluso a clientes que no lo necesitan o no lo quieren.

2. Definir la Estrategia Logística - “Los objetivos y metas dirigen la estrategia y esta dirige a la táctica y las operaciones, nunca al revés”

Una vez que lo tenemos claro y comprendemos las necesidades de nuestros clientes debemos definir la estrategia de la cadena para poder entregar el servicio comprometido con los clientes. La estrategia de la cadena es algo vivo y flexible que se debe adaptar en el tiempo, a las necesidades de los clientes y del negocio para manejar de forma óptima las decisiones tácticas y operativas. Cuando los imperativos estratégicos están correctamente definidos y las decisiones tácticas y operativas satisfacen esos imperativos, se evita perder dinero en acciones que no contribuyen al beneficio o no añaden valor al cliente.

3. Planificar las ventas y las operaciones - “Afinar primero el proceso y luego definir los sistemas necesarios”

La planificación de ventas y operaciones (S&OP) es un proceso que comparte la información y nos facilita un plan sencillo y entendible para todos, siempre que lo manejamos como un proceso y no lo confundamos con un sistema de software complejo. De hacerlo así nos daremos cuenta a tiempo de los problemas de inventario, obsoletos, capacidad, recursos, etc. Lo que siempre significa enormes cantidades de dinero que podemos evitar.

4. Diseñar la Cadena y su red de nodos - “Mantener los costes bajos y diseñar la red para optimizar la manipulación de los productos y servicios”

La cadena está influenciada por 2 actores, los clientes y los proveedores, ambos nos dirán dónde debemos localizar el stock para servir al consumidor final. Cuanto más lejos tenemos a los proveedores, más stock necesitaremos en la red para asegurar el servicio a los clientes y ya sabemos que el stock cuesta dinero y no añade valor a la red. Por ello, un diseño inadecuado de la red nos obliga a manipulaciones en exceso y a muchas localizaciones con stock y a una infra-utilización de los almacenes, lo cual nos lleva a costes de distribución elevados e innecesarios y, lo que es peor, a empeorar el nivel de servicio.

5. Externalizar lo que no sea fundamental al negocio - “Zapatero a tus zapatos”

Ambas partes, fabricantes y operadores de servicio logístico se pueden beneficiar de una relación proactiva y eficaz. Las operaciones logísticas que más se externalizan son el almacenamiento, el transporte y las operaciones de valor añadido. Además del ahorro de dinero, tenemos otras razones para externalizar:

  • Cuando el servicio a externalizar no está en el “Core” del negocio.
  • Cuando las operaciones crecen rápidamente.
  • Cuando los negocios necesitan más flexibilidad y cambiar la estructura de costes fijos a costes variables.
  • Cuando necesitamos personal con habilidades especiales, equipo y tecnología y no queremos invertir directamente en activos.

6. Utilizar los activos de forma óptima - “Aumentar la productividad utilizando menos activos”

Como regla general debemos tender a utilizar los activos 24 horas 365 días al año. La infrautilización de los activos, tales como la flota de vehículos, los almacenes o el inventario, significa ineficiencia en la cadena y esto nos lleva a un retorno de la inversión bajo y no deseado. Por lo tanto, debemos optimizar la flota para minimizar los viajes en vacío, combinar cargas con otros cargadores, pasando a tarifas por pallet, prever los picos de almacenamiento y contratar de forma flexible el espacio y los recursos necesarios.

7. Medir – Medir – Medir - “Solo mejoramos cuando medimos”

Lo que realmente importa al negocio es que la cadena de suministro alcance los objetivos en términos de coste y servicio de forma regular y constante, para que podamos tener un cuadro de mando efectivo con su conjunto de indicadores de mejora y que estén dentro de la organización con el fin de que sean relevantes y conocidos por todos. Para que los indicadores sean los correctos debemos estar seguros de que:

  • Los indicadores tienen sentido y son reconocidos por toda la organización.
  • Los indicadores son seguidos y comprendidos por todos los departamentos.
  • Los indicadores son utilizados para enfocarse en la mejora continua y el rendimiento de la cadena.

8. Optimizar el Cash Flow - “El capital circulante es un proceso logístico”

Estoy seguro que una gestión eficiente del “working capital” o capital circulante es una de las mayores actividades de creación de valor para las organizaciones. Por ello, todos los logísticos tenemos la obligación profesional de entender de finanzas logísticas para optimizar, no solo los días de inventario en stock a través de mejorar la estimación de las ventas y los plazos de los proveedores, sino los días de las cuentas a cobrar y de las cuentas a pagar, mejorando así todos los indicadores operativos. Esto, en modo alguno significa trasladar los stocks aguas arriba o aguas abajo, sino estimar y planificar mejor, optimizar los plazos de entrega mediante la eficiencia de nuestras operaciones, lo que siempre redunda en un gran ahorro de dinero.

Todas estas mejoras del rendimiento de la cadena de suministro, siempre significan: mayor servicio, menor coste y mayor beneficio para la organización.

José L. Galiana es presidente en RALOG – Red de Ayuda Logística.