La importancia de la continuidad de negocio ante el COVID-19

Analizar riesgos en las empresas se ha convertido en una mejor práctica relativamente común, ya sea por compromisos con sus partes relacionadas o porque deben de cumplirlo ante acreditaciones, certificaciones, acceso a financiamiento o concursos y licitaciones.

Sin embargo, son pocas las empresas que cuentan con un sistema de gestión de continuidad de negocio (BCMS por sus siglas en inglés); que lo entienden, lo implementan y aprenden de la experiencia de estar anticipados ante los eventos de la naturaleza y aquellos provocados, de manera intencional o no intencional.

Hoy el escenario de la pandemia por el COVID-19 (coronavirus) nos pone en perspectiva de muchos de los escenarios que analizamos en nuestra matriz de riesgo y pensamos que jamás van a ocurrir.

En múltiples ocasiones se escucha a los dueños de negocios, directores generales o los mismos encargados de las áreas de riesgo comentar que “eso jamás nos va a ocurrir a nosotros”, y califican los escenarios con una muy baja criticidad o determinando en el Análisis de Impacto al Negocio (BIA por sus siglas en inglés) que eso no les impactará ni producirá ningún daño, “para que eso suceda, solo en las películas”.

Tal como lo indica el estándar internacional ISO 22301:2019, en su última versión, todas las organizaciones independientemente del tamaño o naturaleza son vulnerables a padecer un daño que afecte o detenga sus operaciones. Lo que está ocurriendo a nivel global con las operaciones de comercio exterior, detenidas, algunas sin fechas de reactivarse debido a la falta de insumos de producción y otras detenidas por el miedo ante la pandemia.

Dicho estándar determina los requisitos que se deben cumplir para identificar, prepararse y dar respuesta a los acontecimientos, se prevean interrupciones en el desarrollo de las actividades de una organización, como catástrofes naturales, daños a la infraestructura, entre otros, que de haber puesto en práctica hoy tendríamos alternativas desde lo local hacia lo global.

Quienes atendieron las recomendaciones de implementar un SGCN (BCMS), independientemente de si está certificado o no, y realizaron actividades que les permitieron la identificación de los riesgos a la operación, hoy están aplicando los planes de contingencia creados a partir de sus análisis de riesgo y daño a la organización, implementando las acciones de contención que den respuesta al escenario de distanciamiento por pandemia.

Sin embargo, si no fue así, existen algunas recomendaciones para poder dar respuesta como son:

1. Establecer un equipo multidisciplinario de tomadores de decisiones dentro la organización para atender la contingencia y responder a las necesidades de todas las partes interesadas.

a. Atención al capital humano y su colaboración remota.
b. Simulaciones de estrés financiero.
c. Revisar la cadena de suministros y de valor y su impacto.
d. El impacto en las ventas y el manejo de la comunicación interna y externa.
e. Asuntos estratégicos y de prestigio de la marca.

2. Implementar los planes de contingencia por liquidez.

a. Afectación por ingresos.
b. El manejo del flujo de efectivo como resultado de las pruebas de estrés financiero.
c. Optimización de la cartera de inversiones.
d. Diminución de costos.

3. Mantener relaciones sanas con socios comerciales.

a. Respetar los acuerdos, convenios y contratos en la medida de lo posible.
b. Realizar negociaciones justas.
c. Invitarles a colaborar en los planes de contingencia y permear el beneficio a sus socios comerciales.
d. Establecer convenios por contingencia y recuperar la relación comercial al término, en cumplimiento legal.

4. Estar “cerca” de los clientes.

a. Atendiendo actividades pendientes.
b. Revisando oportunidades de mejora de procesos que beneficien a ambos.
c. Atender prioridades, revisando los planes de contingencia mutuos.
d. Resolver necesidades de emergencia.
e. Atender incidentes o desviaciones pendientes.

5. Proponer la participación en las Asociaciones, Consejos o Grupos Empresariales.

a. Aun cuando sea de manera virtual, mantener la comunicación y la difusión de las medidas de contención.
b. Generar los planes de recuperación al término de la contingencia y la puesta en marcha a la normalidad con el apoyo de todos los integrantes.
c. Comunicar de manera efectiva y asertiva su compromiso con la comunidad y sus grupos de interés.

6. Atención posterior, aprendizaje y resiliencia.

a. Activar mesas de investigación y análisis, internas y externas, para la revisión de la eficacia de las medidas tomadas.
b. Crear un banco de información, conocimiento y aprendizaje obtenidos durante la contingencia.
c. Formar grupos de trabajo, comités, comisiones o asambleas que generen metodologías o políticas como resultado de la contingencia.
d. Fomentar la resiliencia en la comunidad, la iniciativa privada y las instituciones públicas.
e. Fomentar la colaboración como medio de respuesta.

Si bien es cierto que los eventos de la naturaleza o aquellos provocados sin intención son difíciles de identificar por su espontaneidad, es importante siempre estar preparado para que cualquier escenario pueda hacerse realidad.

La mayor parte de las ocasiones en las que no logramos contener un evento, o no estuvimos preparados para atenderlo o tratarlo de manera adecuada, es porque le dimos poca o nula importancia.

Es el momento de aprender y atender y aunque algunos consideren que es un poco tarde, sigue siendo tiempo para anticiparnos, prepararnos y dar una respuesta adecuada ante cualquier contingencia.

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