Diagnóstico logístico corporativo

“Todo lo que se hace se puede medir, sólo si se mide se puede controlar, sólo si se controla se puede dirigir y sólo si se dirige se puede mejorar”: Pedro Mendoza

En esta ocasión analizaremos el tema de los diagnósticos empresariales y por qué es fundamental llevarlos a cabo para tener un panorama claro de las condiciones que guardan nuestras organizaciones y qué mejorar para ser más productivas y rentables.

Como lo indica nuestra frase introductoria del doctor Pedro Mendoza, “sólo lo que se mide puede controlarse, dirigirse y mejorar”.

Determinando el estado de salud corporativo

Como se establece en la bibliografía administrativa, el término diagnóstico alude, en general, al análisis que se realiza para determinar cualquier situación que guarda un individuo o empresa, y cuáles son las tendencias existentes en el mercado respecto a ella.

Bajo esta perspectiva, un diagnóstico logístico de la cadena de suministro corporativa es una mirada integral y externa de los procesos de esa empresa, el cual busca detectar oportunidades de mejora inmediata y/o a mediano y largo plazo, para orientar la toma de decisiones en futuros proyectos y/o inversiones.

Básicamente un diagnóstico logístico de la cadena de suministro corporativa consiste en detectar medidas o áreas de oportunidad y mejora dentro de la compañía.

El propósito de un diagnóstico logístico fast track es conocer los procesos de la empresa de forma expedita, que permita tener un panorama general en corto tiempo, un promedio cuatro semanas, dependiendo de la complejidad de los procesos internos y externos de la compañía y el alcance que se establezca.

La complejidad de los procesos depende de cada uno de los eslabones de la cadena de suministro, abarcando desde dónde se trae el producto (si es nacional o viene de algún otro lugar del mundo), a qué ubicación llega el producto, o bien, si se produce de manera nacional, como es flujo de operación, cuántos centros de distribución hay y dónde están instalados, si se realizan actividades de valor agregado o no, cómo es el surtido (por pieza o por caja), si se recibe a granel o paletizado, etc..

Una vez que se toma la decisión de llevar a cabo un diagnóstico logístico fast track lo que se hace es visitar a la empresa, revisar sus actividades, ver cómo opera, el manejo de su producto, las particularidades de su negocio y, a partir de ahí, se detectan ciertas medidas de mejora que se pueden implementar.

Entre los indicadores que se miden en un diagnóstico logístico fast track, para determinar qué áreas son proclives de mejora dentro de una compañía, están la parte de productividad de cada actividad y proceso, considerando tiempos, costos y recursos.

Situaciones críticas

Uno de los principales cuestionamientos que todo directivo suele hacerse respecto a los diagnósticos logísticos de la cadena de suministro corporativa es: ¿frente a qué situaciones críticas debo considerar el llevar a cabo un diagnóstico logístico fast track en mi cadena de suministro para determinar cuáles son las fallas de la compañía e identificar las alternativas para mejorar mi operación?

Sin duda, bajo este contexto, las situaciones críticas son:

1.- Nivel de ventas.- El primer aspecto y el más importante para decidir la realización de un diagnóstico logístico fast track. Si la empresa y sus directivos identifican que las ventas van a la baja, y que algo está generando que no se estén obteniendo los resultados esperados, es indicativo de que algo está pasando y deben revisarse los procesos.

2.- Nivel de servicio.- Le estoy cumpliendo o no a mis clientes, en qué áreas no les estoy cumpliendo, les respondo en los tiempos, cantidad, calidad y producto que ellos me solicitan y con los lineamientos establecidos.

3.- Nivel de costos.- Los costos son, sin duda, un tema fundamental, cuando el cliente detecta un incremento en sus costos, seguramente se encuentra ante la necesidad de llevar a cabo un diagnóstico logístico fast track para conocer dónde puede obtener ahorros.

Como resultado de un diagnóstico logístico fast track, a veces se identifican medidas/acciones que implican u ocupan un alto esfuerzo en tiempo, recursos y costo para las empresas, a fin de llevar a cabo la implementación de mejores prácticas. No obstante, hay otras medidas de fácil implementación, que se pueden llevar a cabo instantáneamente y empiezan a generar resultados de inmediato para la compañía.

Principales “patologías” identificadas

Con base en la experiencia en el desarrollo de diversos diagnósticos logísticos de la cadena de suministro corporativa, en Miebach Consulting hemos identificado cinco factores principales que generan las fallas en la cadena de suministro de las organizaciones que impiden garantizar una operatividad eficiente y efectiva en términos de productividad y rentabilidad.

Estos cinco factores son:

I.- Infraestructura. A veces se tienen las ganas, pero no se cuenta dentro de la organización con la capacidad operativa instalada para llevar a cabo todas las mejoras que se necesitan.

II.- Procesos. Hay organizaciones que no tienen definidos sus procesos, sus políticas. No se sabe qué área es responsable de cada actividad. Todavía se ven áreas o departamentos trabajando celosamente de manera aislada y sin enfoque integral.

III.- Organización y control. Hemos encontrado casos en los que las empresas quieren obtener beneficios, pero no quieren invertir en su personal. Hay ocasiones en que se identifica que el perfil del operario o empleado no es el correcto para desarrollar ciertas actividades, también hay casos en los que los roles y responsabilidades dentro de la organización no están definidos del todo, y esto impacta en el desempeño del departamento, área y de la empresa en su conjunto.

IV.- Operaciones. Se debe establecer cuál es la correcta operación de las actividades dentro de la cadena de suministro y con ello definir los niveles de servicio para cada uno de los clientes.

IV.- Indicadores de desempeño. En ocasiones no se tienen definidos y monitoreados los indicadores principales del negocio, por lo cual es muy complicado conocer qué está sucediendo y que áreas son las más críticas.

Beneficios de realizar un diagnóstico fast track

1.- Conocer la situación actual de la organización y el grado de competencia de los procesos analizados. Prácticamente es que en poco tiempo la empresa pueda conocer su situación real y el nivel en que se encuentra.

2.- Detectar las áreas de oportunidad de la organización que den paso a mejoras sustanciales.

3.- Identificar medidas de fácil implementación.

4.- Definición de un plan de implementación de las medidas detectadas con base en la complejidad para llevar acabo y el impacto que pueden generar.

5.- Conocer los beneficios potenciales que se obtendrían al implementar las medidas, o en su caso, los riesgos que implicaría no actuar.

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