Las 5 responsabilidades básicas de un Comité de Gobierno de Datos

Por:
Jorge Ribas
Fuente:
Comité de Gobierno de Datos, Miebach, Revolución Industrial

La cuarta revolución industrial inició en el año 2013 y se ha caracterizado por interconectar tecnologías y casi eliminar la intervención humana en los procesos.

La primera revolución industrial, en 1780, consistió en pasar de producir manualmente a producir con equipos mecanizados impulsados por agua o vapor. Alrededor de 1870 la manufactura en masa y la electricidad marcaron la segunda revolución industrial, y la tercera tuvo lugar después de 1969, cuando comenzamos a producir de manera automatizada por medio de equipos electrónicos.

A diferencia de la separación de casi 100 años entre cada una de las primeras tres revoluciones, se necesitaron menos de 35 años para que se diera la cuarta revolución, gracias a la rapidez con que se desarrollaron los equipos, dispositivos y procesos “inteligentes”, que es el término que se utiliza para definir cuando uno de éstos se conecta a otro a través de una red e interactúa con muy poca intervención humana.

Debido a que no es tan evidente visualizar el flujo de la información como ver el movimiento de los materiales y cada vez nos apoyamos más en la tecnología, es necesario formar dentro de las empresas un Comité de Gobierno de Datos.

Actualizar una versión, implementar una nueva tecnología o desconectar un sistema para sustituirlo por uno mejor, es un proceso que debe analizarse, validarse y planificarse.

Alterar el flujo de la información sin pasar por el análisis de un Comité de Gobierno de Datos puede provocar que tecnologías que dependen de la información en etapas posteriores del proceso queden paralizadas, se produzca un caos en la operación, aumenten los procesos manuales y consecuentemente se generen retrasos y costos adicionales; además de tensión entre los usuarios, disgustos con los clientes y dolores de cabeza en el Área de Sistemas.

La función principal de un Comité de Gobierno de Datos es entender cómo fluye la información en los procesos de la empresa para reducir el riesgo de interrumpir la operación.

El trabajo de un Comité de Gobierno de Datos consiste en:

1. Revisar que se hayan actualizado correctamente los diagramas de flujo cuando se realicen modificaciones en los procesos; de manera que quede claro qué datos se necesitan para poder operar, de dónde provienen estos datos, qué información se genera y cómo todo está interconectado con el resto de los procesos en la operación.

2. Revisar que se haya actualizado el Diagrama de Entidad Relación (ERD, por sus siglas en inglés); que es el mapa que muestra en qué tabla y en qué campo de la base de datos se almacena la información y gráficamente permite visualizar las interconexiones.

3. Revisar que exista un catálogo que:
a. Identifique y documente las características de cada uno de los datos que se manejan en los procesos.
b. Establezca qué usuarios pueden crearlos, visualizarlos, editarlos o eliminarlos.
c. Describa las políticas, fórmulas, reglas de negocio y la forma en que se le dará mantenimiento a la información.

Y al igual que los dos puntos anteriores, validar que se hagan las actualizaciones.

4. Analizar en qué medida los proyectos que se proponen en la empresa afectan al flujo de información, identificar los riesgos, aprobar los planes de contingencia y autorizar y monitorear las implementaciones.

5. Identificar oportunidades de mejora en los procesos actuales y promover la creación de proyectos que sistematicen la captura, procesamiento y automatización para generar y gestionar información a través de la tecnología.

Hoy en día tener información en tiempo real puede ser la diferencia entre estar o no en el mercado y automatizar y mantener el flujo de la información es tan importante, como automatizar y mantener el flujo de los materiales.

En esta Columna Invitada también participó Gabriela Penabad, consultora especialista de Miebach.

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