¿Cómo seleccionar al mejor proveedor para una distribución puntual?

Por:
Jorge Ribas

Si estamos considerando la decisión de tercerizar nuestra operación de distribución, debemos estar conscientes de que el proveedor que seleccionemos será nuestro socio de negocio y sus servicios serán los que soporten nuestra operación y nos den las herramientas para el éxito de negocio. La decisión es muy importante, pues este proveedor será el cierre de la experiencia de compra de nuestros clientes, su última impresión, la que queda grabada en su memoria para futuras compras.

Preparándonos para la evaluación de los proveedores
Para poder hacer una comparación detallada y acertada de los posibles proveedores, es necesario abrir primero una etapa de especificación técnica y funcional de la distribución, que comprenda punto a punto las tareas a realizar, seguido de la preparación de un documento común en el que queden establecidas, no sólo las condiciones operativas, sino también los aspectos del propio proceso de selección de proveedores (licitación) y los aspectos contractuales y administrativos de la futura relación de quien llevará la distribución.

En paralelo, se preseleccionan a los proveedores disponibles en el mercado para este tipo de servicio. El siguiente paso es la entrega y explicación de este documento (la futura operación y condiciones) a los diferentes oferentes. Esto se hace con el fin de garantizar que cada proveedor entregue con cabal conocimiento su mejor oferta de servicios, con el soporte adecuado para su evaluación.

Realizando la evaluación
Con la anterior preparación, en el momento de la evaluación contaremos con toda la información para poder seleccionar a nuestro futuro socio de negocio en la distribución. Para ello, realizamos una primera homologación de las propuestas, pues cada proveedor adaptará los requerimientos a sus capacidades, conocimientos y operaciones actuales. Ciertamente habrá particularidades que cada uno ofrecerá de manera distinta, las que sí podrán cumplir y las que no. En esta homologación y comparación de las propuestas se evalúan aspectos cuantitativos, cualitativos y económicos de la futura operación.

a) Aspectos cuantitativos
Tales como el nivel de servicio, tanto en rapidez de entrega (mismo día, 24/48 horas, en días fijos, etc.) como en frecuencia (diaria, veces por semana o mes). También características específicas: citas previas, intentos de entrega ante negativas o imposibilidades. Otros recursos involucrados en la operación: tipo y cantidad de camiones, cantidad de operadores más ayudante(s), etc. y los aspectos que pertenecen a las operaciones y know how actuales del proveedor: estados financieros, equipamientos e instalaciones y tamaño de sus operaciones completas con respecto a la operación propuesta, entre otros.

b) Aspectos cualitativos
Por ejemplo, sistemas de calidad y entrenamiento internos, sistemas informáticos e interfaces con los sistemas propios, reportes e indicadores de seguimiento de la operación (tanto en línea como de incidencias y en general de toda la operación). También se incluyen aquí otros servicios tales como comunicación directa con los operadores, rastreo satelital y alarmas en ruta, imagen de operarios y camiones, etc.

Es importante conocer cuál es la situación general del proveedor, tener referencias de sus clientes, específicamente con los que realiza una operación similar; contactos personales que nos puedan dar comentarios de sus operaciones reales. Un aspecto sustancial es prever los riesgos específicos que se identifiquen con cada proveedor y su evaluación en términos de probabilidad de ocurrencia, impacto y posibles mitigaciones.

c) Aspectos económicos
Aquí se comparan el costo individual de los servicios ofertados y el costo total de la operación requerida. En los costos individuales consideramos las tarifas de cada ruta punto a punto, los servicios adicionales como cantidad de paradas incluidas y adicionales, los retornos o devoluciones, los reintentos de entrega, los servicios “normales” de servicios (por ejemplo 48 horas); urgentes o dedicados.

El costo total de la operación requerida es el resultado de comparar la evaluación ponderada de todos estos servicios individuales. Este costo representa el total a pagar (por mes o por año si queremos considerar estacionalidades, según sea la visión de evaluación) una vez que la operación esté en marcha.

Otros Elementos y criterios a considerar en una distribución puntual
Para la distribución de productos refrigerados es necesario darle un control particular para que no se rompa la cadena de frío, tanto para productos alimenticios como para medicamentos. También interviene el cumplimiento de normas de organismos gubernamentales.

Para la distribución a detalle, hay servicios específicos como el acomodo/ presentación (POPs) de los productos en el establecimiento del cliente, el resurtido de anaquel, si el operador también es vendedor (pre/ pos venta), la forma de ofrecer los productos (promociones, tiempo en cada cliente), las devoluciones y su procedimiento a seguir, los acuse de recibo para seguimiento y cierre del pedido, si los cobros son en efectivo/ tarjeta, etc.

En distribución a hogar se requieren servicios con habilidades muy específicas, como la instalación del producto en la casa del cliente (cortinas, electrodomésticos que se deben dejar funcionando) o el armado de muebles. También entran en juego restricciones específicas que requieren validar previamente la cita (a veces varias veces y en el mismo día) o regresar si no se encuentra el cliente.

La imagen y conducta del operador es un aspecto clave. La satisfacción final del cliente ante la experiencia de compra completa es el factor clave en el éxito de este tipo de distribución, aquí el cliente final califica un servicio excepcional, uno bueno o uno malo.

Quien entrega el producto al cliente es la cara visible, la imagen de la empresa ante quien compró nuestros productos y de él depende la más personal y última impresión en su experiencia de compra, por lo que la selección del socio adecuado al cual encargar dicha tarea resulta un proceso clave que debe ser ejecutado con el mayor profesionalismo y aplicando todas las herramientas y metodología que garanticen dicha elección.

Comenta y sígueme en Twitter: @JorgeA_Ribas

Comentarios de los lectores:

Enviar un comentario nuevo

El contenido de este campo se mantiene privado y no se mostrará públicamente.
  • Las direcciones de las páginas web y las de correo se convierten en enlaces automáticamente.
  • Etiquetas HTML permitidas: <a> <em> <strong> <cite> <code> <ul> <ol> <li> <dl> <dt> <dd> <blockquote>
  • Saltos automáticos de líneas y de párrafos.

Más información sobre opciones de formato

CAPTCHA
Esta pregunta se realiza para impedir el envío automatizado de mensajes spam.
3 + 4 =
Resuelve esta sencilla operación matemática y escribe el resultado.